Per Homeoffice deutschlandweit Fachkräfte gewinnen – wie digitales Onboarding wirklich funktioniert

Digitale Betriebsanleitung zum Unternehmen spart mindestens 50 Prozent Einarbeitungszeit – Mittelständler können Kapazitätsgrenzen überwinden und Umsätze steigern

Koblenz, 13. April 2021 – Aus dem Trend zum Homeoffice ergeben sich ganz neue Möglichkeiten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Unternehmen können deutschlandweit Fachkräfte gewinnen, die den Hauptteil ihrer Arbeit an ihrem persönlichen Lebensmittelpunkt ausführen. Das kommt vor allem Mittelständlern zugute, die ihren Standort nicht an beliebten Hotspots beziehungsweise kein Budget für großzügige, repräsentative Designbüros haben. Doch funktioniert eine überwiegend digitale Einarbeitung nur dann, wenn drei Bedingungen erfüllt sind. Dies gilt auch für Jobs, die nach der Pandemie wieder in der Zentrale ausgeführt werden.

Digitale Betriebsanleitung fürs Unternehmen
“Die wichtigste Voraussetzung für ein erfolgreiches digitales Onboarding ist ein dokumentierter Zwilling des Unternehmens, in dem alle Bereiche, Prozesse, Rollen und Aufgaben erfasst sind – also quasi seine Betriebsanleitung”, erklärt Andreas Baulig, Gründer und Inhaber der digitalen Unternehmensberatung Baulig Consulting. Daraus können die für Neueinsteiger wichtigen Informationen direkt extrahiert werden. Was Standard in jedem Unternehmen sein sollte, fehlt vor allem in vielen mittelständischen Unternehmen. Als Gründe werden dem Experten zufolge häufig mangelnde Zeit für Dokumentation oder zu häufige Veränderungen angeführt. Das Zeitproblem lässt sich Baulig zufolge leicht durch digitale Möglichkeiten beheben: “Das Unternehmen und seine Funktionsweise müssen und sollten nicht in einem hundert seitigen Pamphlet abgebildet werden, das sich sowieso niemand durchliest. Erklärvideos, in dem die Verantwortlichen die Struktur anschaulich darstellen, können deutlich schneller und einfacher erstellt werden und lassen sich gerade von jüngeren Zielgruppen viel besser verarbeiten”, sagt Andreas Baulig.

Auch für Videos sollte die Struktur aber vorskizziert werden, beispielsweise auf Flipcharts. Kristallisieren sich bei der Erarbeitung unterschiedliche Sichtweisen oder gar Unsicherheiten heraus, wie das Unternehmen in sich genau funktioniert, was die wichtigsten Bereiche und Rollen sind oder wie bestimmte Prozesse standardmäßig ablaufen sollten, rät der Experte, zuerst an diesen offensichtlichen Problemen zu arbeiten und die Mitarbeitergewinnung erst nach der Lösung voranzutreiben.

Einarbeitung und Schulung per E-Learning und Livecalls
Auch die inhaltliche Einarbeitung eines Neuzugangs in seine individuellen Tätigkeiten sollte so standardisiert wie möglich stattfinden. “Abläufe, die in einem Unternehmen gut funktionieren, sollten fortlaufend genauso ablaufen. Personelle Änderungen bergen aber das Risiko, vom Best Practice abzuweichen”, so Berater und Unternehmer Andreas Baulig. Prozesse und konkrete Tätigkeiten sollten Baulig daher so detailliert wie möglich als Standard vorgegeben werden – bis hin zu Skripten für Kundengespräche und 1:1 Anleitungen zur Erstellung von Produkten. Mit dieser Basis ist es möglich, mit vergleichsweise geringem Aufwand ein digitales Einarbeitungs- und Schulungsprogramm aufzusetzen. Dabei sollte Wert auf Didaktik und Unterhaltung gelegt werden. Archiv-Videomaterial mit den wichtigsten Informationen sollte anschaulich und spannend aufbereitet werden. Ergänzend empfiehlt Online-Berater Andreas Baulig Live-Sessions, um Werte und Unternehmenskultur bestmöglich vermitteln zu können. Für optimale Synergieeffekte und Erzeugung von Gruppendynamik eigneten sich Gruppen-Videocalls.

Profilierung und Omnipräsenz
Eine Ursache für diese Verständnisprobleme ist die Art der Vermittlung. Unternehmensberater haben meist eine akademische Ausbildung und drücken sich entsprechend aus. Allerdings trifft das bei vielen erfolgreichen Mittelständlern nicht zu. Laut der im Auftrag der Commerzbank durchgeführten Gründerstudie 2019 haben 43 Prozent der Unternehmensgründer in Deutschland nicht studiert. Trotzdem sprechen viele Berater nicht auf Augenhöhe mit ihrem Gegenüber. Das bedeutet zum Beispiel, dass sie viele Fachbegriffe verwenden oder nicht vermitteln, dass sie sich in die Situation eines Inhabers hineinversetzen können.

“Komplexe Businesskonzepte führen in mittelständisch geprägten Unternehmen nicht zu mehr Erfolg, weil die Ansätze häufig zu theoretisch sind und vor allem nicht praxisnah genug erklärt werden”, sagt Andreas Baulig, Geschäftsführer bei Baulig Consulting. “Deshalb ist es zum einen wichtig, dem Gesprächspartner ein Gefühl der Vertrautheit zu geben, etwa durch Duzen. Zum anderen sind klare Botschaften, konkrete Maßnahmen und plastische Beispiele gefragt – auch und gerade bei Digitalisierungsthemen.”

Viele Mittelständler brauchen Hilfe bei der Umsetzung von Strategien
Ein weiterer Grund für eine mangelhafte Umsetzung der Strategie ist das Beratungsformat. Gerade die von Beratern gern praktizierte Analyse mit Umsetzungsworkshop und Handlungsempfehlungen ist für viele Mittelständler nicht hilfreich. Denn meist treten anschließend im Alltag neue Probleme und Fragen auf. Hinzu kommt, dass durch die Corona-Pandemie Präsenztermine derzeit nur schwer durchführbar sind.

“Sowohl die Entwicklung von Strategien als auch die Unterstützung bei der Umsetzung lässt sich über digitale Kanäle hervorragend vermitteln”, sagt Baulig. “Wir bieten digitale Beratungsleistungen, die Unternehmen jederzeit und kostengünstig in Anspruch nehmen können. Unsere standardisierten Lösungen ermöglichen es gerade mittelständischen Dienstleistungsanbietern, ihre Umsätze durch Digitalisierung zu vervielfachen.”

Bei der Umsetzung von Strategien spielt auch die Persönlichkeit der Verantwortlichen eine wichtige Rolle. Manche brauchen einfach klare Ansagen, auf welche Punkte sie sich in den kommenden Wochen konzentrieren sollten. Bei tieferen Problemen wie Motivationsschwierigkeiten sollte zusätzlich ein spezielles Coaching absolviert werden, um die mentalen Mauern zu durchbrechen.